SportelloSMART

Semplicemente ... SOLUZIONI EFFICACI

anche in SMARTWORKING

SportelloSMART

Soluzione Integrata

Archivia Solution grazie ad una strutturata e specializzata organizzazione, che coniuga competenze ultradecennali in materia di gestione e riscossione dei tributi locali con l'utilizzo delle moderne tecnologie digitali, ha creato un servizio integrato per incrementare e rendere piu' efficace l'attivita' di supporto ai contribuenti da parte degli Uffici che gestiscono le entrate degli Enti locali, per consentire loro una gestione organizzata e performante dello sportello. I contribuenti che utilizzano i servizi pubblici forniti dagli Enti locali, per mettersi in regola con il pagamento delle entrate, troveranno un sistema organizzato e semplificato per ottenere in tempi ragionevoli informazioni e chiarimenti, necessari per adempiere correttamente all'obbligazione tributaria.

Una significativa innovazione

La proposta di Archivia, Sportello Smart, intende fornire anzitutto un modello di gestione che consente di riorganizzare e informatizzare il rapporto cittadino-ufficio comunale, attivita' oggi non piu' differibile, anche lavorando in smart working con una soluzione integrata per:

  • ridurre l'afflusso di utenti/contribuenti allo sportello;
  • ridurre i tempi di attesa allo sportello;
  • supportare il personale degli Uffici degli Enti locali, attraverso l'utilizzo dei canali di comunicazione che le nuove tecnologie hanno messo a disposizione, per ottimizzare la gestione dei contribuenti.

Archivia Solution con la PA

anche in Smart working

Il periodo di emergenza sanitaria ha indotto le competenti istituzioni della P.A. a ridurre al massimo la mobilita' delle persone, con ricadute operative sull'organizzazione degli Enti locali, ed in particolare degli Uffici Tributi.

Da questa situazione si dovranno trarre importanti opportunita' di ristrutturazione positiva delle attivita' perche', anche quando tutta questa vicenda sara' finita, sara' necessario avere soluzioni piu' funzionali rispetto a quelle da cui siamo partiti.

In questo specifico momento Archivia Solution ha visto pertanto l'opportunita' per gli Uffici comunali di familiarizzare con le moderne tecnologie di videoconferenza che consentono la gestione dello sportello al pubblico, delle attivita' di elaborazione dati e data entry, di consulenza specialistica, senza la necessita' di avere contatti fisici.

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Domande e risposte

Domande frequenti

La soluzione offerta prevede:

  • Piattaforma CRM
  • Modulo WEB
  • Centralino virtuale
  • Formazione e supporto al personale dell'Ufficio

Gli strumenti per il cittadino sono:

  • Il centralino virtuale
  • Il modulo di istanze WEB
  • Email
  • Appuntamento on-line
  • telefonando al numero dell'Ufficio
  • inviando una mail
  • visitando il sito istituzionale dell'Ente e cliccando sul banner fornito da Archivia

Archivia fornisce un banner da inserire nel sito istituzionale dell'Ente. Quando il contribuente clicca sul banner viene indirizzato a una pagina web personalizzata per ogni Ente, allestita da Archivia, dalla quale puo' scegliere la modalita' di comunicazione che preferisce. La pagina include delle FAQ e spiegazioni esaustive per ciascun modulo in modo da aiutare il contribuente a scegliere la modalita' per lui piu' opportuna.

Rivolgendosi a un operatore del numero dedicato.

L'applicativo di Archivia prevede la possibilita' di personalizzare i campi in funzione delle esigenze dei singoli Uffici committenti.

I campi necessari sono:

  • denominazione o ragione sociale
  • CF o P.IVA
  • tipo entrata [TARI, IMU, ecc.]
  • tipo atto [accertamento, avviso di pagamento, ingiunzioni di pagamento, ecc.]
  • modalita' di contatto [telefono, mail, videoconferenza, sportello fisico presso gli uffici dell'Ente]
  • data e ora del contatto
  • campo testo

[Clicca qui per leggere il modello (FORM ON LINE)]

Il responsabile dell'Ufficio riceve le istanze tramite il CRM e le smista ai vari operatori, sia interni che esterni all'organizzazione dell'Ufficio.

Il singolo operatore puo' assegnare (trasferire) l'istanza ad un altro operatore dell'organigramma: in ogni caso l'intero sistema di smistamento/attribuzione pratiche puo' essere personalizzato su richiesta dell'Ente.

A richiesta dell'Ente Archivia puo' gestire la ricezione e l'assegnazione (smistamento) delle istanze in qualsiasi modo pervenuto

SI. Esempio: le istanze TARI vengono automaticamente indirizzate a un dato operatore, le istanze IMU ad un altro operatore e cosi' via.

Periodicamente l'applicativo genera report personalizzati che per ogni fase, indica il numero di istanze totali richieste, il numero di istanze per ciascuna fase distinte per operatore (sia dell'Ufficio che di Archivia). In questo modo il responsabile dell'Ufficio, per un dato periodo, puo' disporre delle seguenti informazioni numero istanze presentate dagli utenti

  • numero istanze gestite da ciascun operatore dell'Ufficio, distinte anche per tipologia
  • numero di istanze affidate a soggetti esterni per tipologia
  • numero di istanza evase
  • numero di istanze richieste ma non ancora assegnate

Tale monitoraggio, tra le altre cose, consentira' quindi al Dirigente dell'Ufficio, di valutare la qualita' del servizio, specie in termini di tempistica, di individuare le eventuali criticita' e di apportare gli eventuali correttivi.

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